Jeden system do faktur – pełna kontrola

Mówiąc bezpośrednio – KSeF sam w sobie nie jest wielką innowacją. To zwyczajnie kolejny system. Ale moment jego uruchomienia bardzo szybko pokazuje, jak naprawdę działa firma „od kuchni”.

Wchodzimy do klienta i często słyszymy: „u nas to działa”. Po godzinie wychodzi na jaw, że faktury są przesyłane po mailach, ktoś je przechowuje na pulpicie, ktoś inny wprowadza dane ręcznie, a na końcu księgowość i tak musi korygować pomyłki. I to jest standard, nie wyjątek.

KSeF tego nie psuje. On to tylko ujawnia.

Dlatego największy błąd, jaki obserwuję, to podejście: „wdrożymy KSeF i będzie załatwione”. Nie będzie. Jeśli pozostawisz stare nawyki i tylko dołożysz system, to będziesz mieć dokładnie ten sam bałagan – tylko w wersji cyfrowej.

Dopiero kiedy ktoś zatrzymuje się i mówi: „dobra, co tu tak naprawdę dzieje się z fakturą od momentu jej utworzenia do księgowania?”, zaczyna się realna transformacja. I nagle okazuje się, że połowa pracy to ręczne wprowadzanie informacji, sprawdzanie, dopytywanie.

W jednym przypadku klient był pewny, że jego zespół „ogarnia temat na bieżąco”. Po wdrożeniu okazało się, że opóźnienia wynosiły kilku dni, tylko nikt tego wcześniej nie mierzył.

Tu wchodzi Program do KSeF i robi robotę, której ludzie po prostu nie powinni wykonywać. System importuje dane, analizuje i kieruje do kolejnych etapów. Bez improwizacji, bez „kto to miał wprowadzić”.

I nagle eliminuje się największy problem – nie technologia, tylko chaos.

Najciekawsze jest to, że największy sprzeciw zawsze pojawia się na początku. Ludzie boją się zmiany, bo myślą, że będzie bardziej skomplikowanie. Po kilku tygodniach nikt już nie chce wracać do starego modelu. Naprawdę – jeszcze nie miałem wdrożenia, gdzie ktoś powiedział: „lepiej było wcześniej”.

Jeśli ktoś chce uznać KSeF jako formalność – da się. Tylko wtedy wdraża się minimum i zostaje z problemem na lata. Ale jeśli potraktuje się ten moment, żeby uporządkować procesy, to nagle wychodzi na jaw, że księgowość przestaje być ograniczeniem w firmie.

I to jest ta różnica, której nie dostrzega się w przepisach.